Code of Conduct – Verhaltenskodex

 

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

Unsere Firmenkultur setzt sich aus Wertvorstellungen und Verhaltensstandards zusammen, die unser tägliches
Miteinander prägen. Dieser Code of Conduct dient als Orientierung, um sicherzustellen, dass wir respektvoll,
fair und transparent miteinander umgehen – sowohl intern als auch im Austausch mit unseren Partner:innen und
Kund:innen. Gemeinsam schaffen wir ein Arbeitsumfeld, das von Offenheit, Verantwortung und Vielfalt lebt.

Übersicht

1. Code of Ethics / Verhaltenskodex
2. IT Security Policy / Richtlinien zum Datenschutz
3. Related Party Transaction Policy
4. Gesellschaftliche Verantwortung

1. Code of Ethics / Verhaltenskodex

Grundsätzliche Anforderungen

• Akzeptanz und Respekt sind für uns Grundlage einer fairen, würdevollen und gleichwertigen Behandlung aller Menschen.
  Wir setzen uns für Vielfalt, Inklusion und Chancengleichheit ein und schaffen ein Arbeitsumfeld, in dem Akzeptanz und Respekt
  im Mittelpunkt stehen und jede Person geschätzt wird. Diskriminierung, sexuelle Belästigung, Rassismus und jegliches beleidigendes
  Verhalten aufgrund von Nationalität, Geschlecht, Religion, Hautfarbe, sexueller Orientierung, Alter oder Behinderung haben keinen
  Platz in unserem Team.
• Verantwortung ist enorm wichtig, daher geben wir unseren Mitarbeiter:innen ein Höchstmaß an Unabhängigkeit – wir glauben,
  Freiheit schafft Initiative. Durch Verantwortung möchten wir das Commitment der Mitarbeiter:innen erlangen.
• Flache Hierarchien sorgen für mehr Spaß an der Arbeit. Wir schätzen keine rigiden Hackordnungen; wir versuchen, dem
  alteingesessenen Handwerks-Modell der Hierarchie zu entgleisen. Einschüchterung und Rücksichtslosigkeit sind inakzeptabel –
  wir fördern menschlichen und freundlichen Umgang. Der Aufstieg steht bei uns allen offen.
• Gemeinsame Ziele und enge Zusammenarbeit mit allen Mitarbeiter:innen fördern und fordern Respekt. Wir wollen, dass alle
  Beteiligten stolz sind, Teil unserer Sache zu sein. Offene Kommunikation ist ausdrücklich erwünscht – ohne Feedback kein Fortschritt.
  Jede:r soll sich bemühen, Meinungen auszusprechen und gleichzeitig die Perspektive anderer zu verstehen.
• Transparenz und Konsequenz sind fester Bestandteil unseres Unternehmens. Wir stehen für Ehrlichkeit und vermeiden leere
  Versprechungen. Wir möchten eine Atmosphäre schaffen, die von gesundem Wachstum und ambitionierten Zielen geprägt ist, während wir
  stets Diskretion, Fairness und Offenheit wahren.
• Sichere Arbeitsplätze bieten Mitarbeitenden einen Raum, in dem sie sich wohlfühlen können. In den vorgesehenen Arbeitsbereichen
  sind Anti-Müdigkeitsmatten installiert, und es gibt ausreichend Ausweichplätze. Zudem stellen wir gesundheitlich unbedenkliche
  Arbeitsmittel zur Verfügung.

Produktkonformität und Sicherheit

Tagtäglich kommen viele Menschen mit unseren E-Bikes und Services in Berührung. Wir stehen in der Verantwortung, alle Risiken und
Gefahren für Gesundheit, Sicherheit und Umwelt auf ein absolutes Minimum zu reduzieren und soweit wie möglich auszuschließen.
Dafür stehen folgende Merkmale:

• Qualitätsbewusstsein steht an oberster Stelle. Unsere Bikes sind im Verkehr unterwegs und müssen entsprechend ausgestattet
  sein. Ein günstiges Import-Produkt kommt für uns nicht in Frage. Bei der Konzeption des E-Bikes liegt der Fokus auf Qualität,
  Sicherheit und Langlebigkeit.
• Erfahrungen und Daten sammeln wir kontinuierlich, um potenzielle Engpässe im Service frühzeitig zu erkennen und die Bikes
  möglichst lange und materialschonend auf der Straße zu halten. Wir gehen mit den uns anvertrauten Informationen verantwortungsvoll
  um, respektieren die Privatsphäre und stellen sicher, dass alle Datenschutzbestimmungen eingehalten werden.
• Produktentwicklung und Materialtestung sind Teil unseres täglichen Arbeitsprozesses. Unser Team ist bestrebt, kontinuierlich
  innovative Lösungen zu finden, die den höchsten Sicherheitsanforderungen gerecht werden und gleichzeitig umweltfreundlich und
  nachhaltig sind.

2. IT Security Policy / Richtlinien zum Datenschutz

Der Schutz personenbezogener Daten der Mitarbeiter:innen, Kund:innen, Lieferant:innen und sonstigen Betroffenen hat für SMARTVÉLO
eine besondere Bedeutung. Wir verarbeiten und speichern personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.

Unser nachhaltiger Geschäftserfolg hängt insbesondere von der Nutzung vertraulicher Informationen und Daten (sowohl von SMARTVÉLO
als auch von Dritten, z. B. Geschäftspartner:innen) und deren Geheimhaltung ab. Vertrauliche Informationen jeglicher Art dürfen
nicht an Unbefugte weitergegeben werden – weder intern noch extern. Zum Schutz solcher Informationen wird eine Geheimhaltungsvereinbarung
auch mit Geschäftspartner:innen vertraglich festgelegt.

Grundsätze

• Technik: Alle technologischen Arbeitsmittel, die von SMARTVÉLO zur Verfügung gestellt werden, verbleiben im Eigentum
  von SMARTVÉLO. Mitarbeiter:innen haben die Gerätschaften pfleglich zu behandeln und dürfen sie nicht ungesichert oder unbeaufsichtigt
  lassen. Hard- und Software sind primär zur dienstlichen Nutzung bestimmt.
• Schutzrechte: Alle Mitarbeiter:innen werden angehalten, Urheberrechte und gewerbliche Schutzrechte (Marken etc.)
  jederzeit zu beachten und sicherzustellen, dass die SMARTVÉLO-Marke geschützt bleibt.
• Verhaltensregeln: Es ist untersagt, anstößiges, diskriminierendes, obszönes, strafbares oder rufschädigendes Material
  zu speichern, kopieren oder weiterzuleiten. Elektronisches Ausspionieren, Hacking oder das Verwenden fremder Identitäten ist verboten.
  E-Mail-Kommunikation und andere Korrespondenz im Namen des Unternehmens sind stets professionell zu führen.
• Datensicherheit: Alle Daten von Mitarbeiter:innen, Kund:innen oder Dritten sowie Passwörter und Zugangsberechtigungen
  müssen sicher vor unbefugter Nutzung geschützt werden. Bei Zugriff auf externe Systeme ist sicherzustellen, dass keine vertraulichen
  oder gesetzlich geschützten SMARTVÉLO-Daten übertragen, geteilt oder kopiert werden.

Richtlinien zu Aufbewahrungsfristen für Dokumente und Daten:
Das Unternehmen verpflichtet sich, alle relevanten Dokumente – ob elektronisch oder in Papierform – im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben
entsprechend festgelegter Fristen aufzubewahren oder zu archivieren.

3. Related Party Transaction Policy

Um einen reibungslosen betrieblichen Ablauf zu gewährleisten, ist es unsere Anforderung, Situationen zu vermeiden, in denen
Interessenskonflikte entstehen könnten. Dies erreichen wir durch vollständige Transparenz in den folgenden Punkten:

• Geschenke sind grundsätzlich untersagt, insbesondere Geldgeschenke oder finanzielle Vergünstigungen. Ausnahmen sind
  kleine Geschenke zu besonderen Anlässen oder geringwertige Präsente mit Markenlogo. Alle Geschenke müssen transparent und
  regelkonform überreicht werden, um Interessenskonflikte zu vermeiden.
• Einladungen und Bewirtungen, die von privatem Interesse oder persönlichen Beziehungen geprägt sind, um Vorteile für das
  Unternehmen zu erlangen, sind verboten. Zweifelhafte Einladungen sind an Vorgesetzte oder die Geschäftsführung zu melden.
• Fairer Wettbewerb ist für Fortschritt und Innovation unabdingbar. Wir verpflichten uns, das Kartellrecht und alle
  Anti-Korruptionsrichtlinien einzuhalten.

4. Gesellschaftliche Verantwortung

• Menschenrechte sind für uns von höchster Bedeutung. Wir respektieren international anerkannte Menschenrechte und
  unterstützen ihre Einhaltung. Jede Form von Kinder- oder Zwangsarbeit, Menschenhandel, moderner Sklaverei oder Ausbeutung
  lehnen wir strikt ab. Wir achten bedingungslos Persönlichkeitsrechte und Vereinigungsfreiheit.
• Umwelt- und Klimaschutz sind zentrale Werte bei SMARTVÉLO. Ressourceneffizienz und Nachhaltigkeit prägen unser Handeln.
  Unser Ziel ist es, Arbeits- und Produktionsprozesse stetig zu optimieren, um einen größtmöglichen Beitrag zum Umwelt- und
  Klimaschutz zu leisten. Verschwendung und Missbrauch von Ressourcen lehnen wir entschieden ab.

 

Allen Mitarbeitenden wird dieser Code of Conduct ausgehändigt!

Der Code of Conduct repräsentiert die Firmenkultur von SMARTVÉLO Mobility GmbH, indem er gesetzliche Richtlinien
und betriebliche Regelungen vereint, zu deren Einhaltung sich alle Mitarbeiter:innen verpflichten.

Nicht-Einhaltung oder bewusste Verstöße gegen diese Richtlinien führen im Rahmen der geltenden Bestimmungen
zu arbeitsrechtlichen Konsequenzen.