Code of Conduct
– Verhaltenskodex-

 

 

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

unsere Firmenkultur setzt sich aus Wertvorstellungen und Verhaltensstandards zusammen, die unser tägliches Miteinander prägen. Dieser Code of Conduct dient als Orientierung, um sicherzustellen, dass wir respektvoll, fair und transparent miteinander umgehen – sowohl intern als auch im Austausch mit unseren Partner:innen und Kund:innen. Gemeinsam schaffen wir ein Arbeitsumfeld, das von Offenheit, Verantwortung und Vielfalt lebt.

 

Übersicht

1. Code of Ethics / Verhaltenskodex

2. IT Security Policy / Richtlinien zum Datenschutz

3. Related Party Transaction Policy 

4. Gesellschaftliche Verantwortung

 

1. CODE OF ETHICS / VERHALTENSKODEX

Grundsätzliche Anforderungen

• • Akzeptanz und Respekt sind für uns Grundlage einer fairen, würdevollen und gleichwertigen Behandlung aller Menschen. Wir setzen uns für Vielfalt, Inklusion und Chancengleichheit ein und schaffen ein Arbeitsumfeld, in der Akzeptanz und Respekt im Mittelpunkt stehen und jede Person geschätzt wird. Diskriminierung, sexuelle Belästigung, Rassismus und jegliches beleidigendes Verhalten, das sich gegen Menschen aufgrund ihrer Nationalität, ihres Geschlechts, ihrer Religion, Hautfarbe, sexuellen Orientierung, ihres Alters oder einer Behinderung richtet, haben keinen Platz in unserem Team. 
  • Verantwortung ist enorm wichtig, daher geben wir unseren Mitarbeiter:innen ein Höchstmaß an Unabhängigkeit – wir glauben Freiheit schafft Initiative. Durch Verantwortung möchten wir das Commitment der Mitarbeiter:innen erlangen.
  • Flache Hierarchien sorgen für mehr Spaß an der Arbeit. Wir schätzen keine rigiden Hackordnungen; wir versuchen dem alteingesessenem Handwerks-Modell der Hierarchie zu entgleisen. Wir denken Einschüchterung und Rücksichtslosigkeit sind inakzeptabel und fördern deshalb den menschlichen und freundlichen Umgang miteinander. Wir haben keine Vorurteile – bei uns steht der Aufstieg allen offen.
  • Gemeinsame Ziele und enge Zusammenarbeit mit allen Mitarbeiter:innen fördert und fordert Respekt.  Wir wollen, dass alle Beteiligten stolz sind, Teil unserer Sache zu sein. Alle Stakeholder:innen können und sollen offen kommunizieren. Ohne Feedback – kein Fortschritt. Wir möchten, dass jede:r sich bemüht, Meinungen auszusprechen und gleichzeitig bestrebt ist, die Perspektive anderer zu verstehen.
  • Transparenz und Konsequenz sind fester Bestandteil unseres Unternehmens. Wir stehen für Ehrlichkeit und vermeiden leere Versprechungen. Wir möchten eine Atmosphäre schaffen, die von gesundem Wachstum und ambitionierten Zielen geprägt ist, während wir stets Diskretion, Fairness und Offenheit wahren. 
  • Sichere Arbeitsplätze bieten den Mitarbeitenden einen Raum, in dem sie sich wohlfühlen können. In den dafür vorgesehenen Arbeitsbereichen sind Anti-Müdigkeitsmatten installiert und es gibt ausreichend Ausweichplätze. Zudem stellen wir Arbeitsmittel zur Verfügung, die gesundheitlich unbedenklich sind. 

Produktkonformität- und sicherheit

Tagtäglich kommen sehr viele Menschen mit unseren E-Bikes und Services in Berührung. Wir stehen in der Verantwortung, alle Risiken und Gefahren für Gesundheit, Sicherheit und Umwelt, die aus dem Umgang mit unseren Bikes resultieren könnten, auf das absolute Minimum zu reduzieren und so weit wie möglich auszuschließen. Dafür stehen folgende Merkmale, auf die wir uns verständigen:

• • Qualitätsbewusstsein steht an oberster Stelle. Unsere Bikes sind im Verkehr unterwegs und müssen daher entsprechend ausgestattet sein. Ein günstiges Import-Produkt kommt für uns nicht in Frage. Bei der Konzeption des E-Bikes haben wie den Fokus nicht auf den Preis oder das Design gesetzt, sondern auf Qualität, Sicherheit und Langlebigkeit. 
  • Erfahrungen und Daten sammeln wir kontinuierlich, um potenzielle Engpässe im Service frühzeitig zu erkennen und die Bikes möglichst lange und materialschonend auf der Straße zu halten. Wir gehen mit den uns anvertrauten Informationen verantwortungsvoll und sicher um, respektieren die Privatsphäre und stellen sicher, dass alle Datenschutzbestimmungen eingehalten werden. Alle Mitarbeitenden sind verpflichtet, die geltenden Richtlinien zu Datenschutz und Datensicherheit zu befolgen, um das Vertrauen unserer Kund:innen zu wahren und zu schützen. 
  • Produktentwicklung und Materialtestung sind Teil unseres tagtäglichen Arbeitsprozesses, da wir stets um das höchste Sicherheitslevel für unser Fahrrad bemüht sind. Unser Team ist bestrebt, kontinuierlich innovative Lösungen zu finden, die sowohl den höchsten Sicherheitsanforderungen gerecht werden als auch umweltfreundlich und nachhaltig sind.

 

2. IT SECURITY POLICY/ RICHTLINIEN ZUM DATENSCHUTZ

Der Schutz von personenbezogenen Daten der Mitarbeiter:innen, Kund:innen, Lieferant:innen und sonstigen Betroffenen hat für SMARTVÉLO eine besondere Bedeutung. Wir sammeln, erheben, verarbeiten, nutzen und speichern personenbezogene Daten nur im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. 

Wir sind uns bewusst, dass unser nachhaltiger Geschäftserfolg insbesondere von der Nutzung vertraulicher Informationen und Daten (sowohl von SMARTVÉLO als auch von Dritten, z.B. Geschäftspartner:innen) und deren Geheimhaltung abhängt, daher dürfen vertrauliche Informationen jeder Art (z.B. Geschäftsgeheimnisse, Erfindungen, Designs, Skizzen, technische oder wirtschaftliche Daten etc.) nicht an Unbefugte – weder intern noch extern – weitergegeben werden. Zum Schutz solcher Informationen ist diese Geheimhaltungsvereinbarung auch mit unseren Geschäftspartner:innen vertraglich sicherzustellen.

Auf folgende Punkte wird sich verständigt:

• Technik: Alle technologischen Arbeitsmittel, die von SMARTVÉLO zur Verfügung gestellt werden, verbleiben im Eigentum oder zur ausschließlichen Verfügungsberechtigung von SMARTVÉLO. Alle Mitarbeiter:innen haben die Gerätschaften pfleglich zu behandeln und darauf zu achten, diese nie ungesichert oder unbeaufsichtigt zu lassen. Weiterhin sind die Hard- und Software primär zur dienstlichen Nutzung bestimmt

• Schutzrechte: Alle Mitarbeiter:innen werden angehalten, jederzeit die Urheberrechte (Copyright) und alle anderweitigen gewerblichen Schutzrechte (Marken etc.) zu beachten und einzuhalten und bei Verwendung der SMARTVÉLO-Marke ebenso diese Wahrung sicherzustellen.  

• Verhaltensregeln: Es wird untersagt, jegliches anstößiges Material mit beleidigendem, diskriminierendem, obszönem, strafbarem oder rufschädigendem Inhalt zu speichern, kopieren, drucken oder zu teilen und weiterzuleiten. Ferner ist es verboten, elektronisch auszuspionieren, zu hacken, und durch die Verwendung des Namens einer anderen Person irrezuführen. Da unsere E-Mail-Kommunikation als rechtliche Dokumentation gilt, legen wir darauf Wert, dass diese und sonstiger Schriftverkehr im Namen unseres Unternehmens professionell und dem Rahmen entsprechend durchgeführt wird. 

• Datensicherheit: Jegliche Daten von Mitarbeiter:innen, Kund:innen oder Dritten, Passwörter und Zugangsbefugnisse werden müssen sicher gegen unbefugte Benutzung Dritter aufbewahrt werden. Sofern auf externe Systeme zugegriffen wird, muss unbedingt darauf geachtet werden, dass keine vertraulichen oder gesetzlich geschützten Daten oder Informationen von SMARTVÉLO übertragen, geteilt oder kopiert werden. 

Richtlinien zur Aufbewahrungsfristen für Dokumente und Daten:

Unser Unternehmen verpflichtet sich im Rahmen der geltenden Gesetze, alle relevanten Unternehmensdokumente, seien sie elektronisch oder in ausgedruckter Form, gemäß der festgelegten Fristen aufzubewahren bzw. zu archivieren. 

 

3. RELATED PARTY TRANSACTION POLICY

Um einen reibungslosen betrieblichen Ablauf zu gewährleisten, ist es unsere Anforderung, Situationen, in denen es zu Interessenskonflikten kommen kann, zu vermeiden. Bewerkstelligen wollen wir dies mit vollständiger Transparenz zu den folgenden Punkten:

• Geschenke sind grundsätzlich untersagt, insbesondere Geldgeschenke und finanzielle Vergünstigungen an Mitarbeiter:innen und Vertreter:innen anderer Unternehmen. Eine Ausnahme bilden ausschließlich kleine Geschenke anlässlich von Geburtstagen oder Firmenjubiläen, sowie andere geringwertige Präsente mit Markenlogo und repräsentativen Charakter, für die keine Gegenleistung erwartet wird. Alle Geschenke müssen transparent und im Einklang mit den Unternehmensrichtlinien gegeben werden, um Interessenkonflikte oder den Eindruck von Vorteilsnahme zu vermeiden. 

• Einladungen und Bewirtungen, die von privatem Interesse und persönlichen Beziehungen geprägt sind, um daraus Vorteile für das Unternehmen zu erwarten, sind verboten. Um mit potenziellen Konflikten richtig umgehen zu können werden alle Mitarbeiter:innen angehalten, zweifelhafte Einladungen stets ihrem Vorgesetzten und/oder der Geschäftsführung zu melden.

• Fairer Wettbewerb ist für Fortschritt und Innovation unabdingbar, weshalb wir uns dazu verpflichten, uns an das Kartellrecht, sowie an die geltenden Anti-Korruptionsrichtlinien zu halten.

 

4. GESELLSCHAFTLICHE VERANTWORTUNG

• Menschenrechte sind für uns von höchster Bedeutung. Wir respektieren die international anerkannten Menschenrechte und unterstützen ihre Einhaltung. Jegliche Form von Kinder- oder Zwangsarbeit, Menschenhandel, alle Formen moderner Sklaverei und jegliche Form der Ausbeutung lehnen wir strikt ab. Ferner achten wir bedingungslos alle Persönlichkeitsrechte, sowie die Vereinigungsfreiheit.

• Umwelt- und Klimaschutz sind zentrale Werte bei SMARTVÉLO. Ressourceneffizienz und Nachhaltigkeit prägen unser Handeln und es ist unser Ziel, unsere Arbeits- und Produktionsprozesse stetig zu hinterfragen und zu optimieren, um den größtmöglichen Beitrag zum Umwelt- und Klimaschutz leisten zu können. Wir verachten die Verschwendung und den Missbrauch von Ressourcen und billigen keine Ignoranz gegenüber der Verantwortung für den Schutz unserer Umwelt. 

 

Allen Mitarbeitenden wird dieser Code of Conduct ausgehändigt!

Der Code of Conduct beinhaltet und repräsentiert die Firmenkultur von smartvélo mobility GmbH, indem er geltende gesetzliche Richtlinien und betriebliche Regelungen vereint und zu deren Einhaltung sich alle Mitarbeiter:innen verpflichten.

Nicht-Einhaltung und bewusste Verstöße gegen diese Richtlinien führen im Rahmen der geltenden Bestimmungen zu arbeitsrechtlichen Konsequenzen.